Regulamin świadczenia usług

Regulamin obowiązuje od dnia 01-12-2019 r.

Postanowienia ogólne

1. Regulamin określa zasady świadczenia usług tradycyjnych oraz drogą elektroniczną przez ORDO NOTITIA  Dariusz Florek z siedzibą przy ul. Noskowskiego 47, 78-200 Białogard, NIP 672-108-49-70, REGON 382438743, dalej ORDO NOTITIA.
2. Regulamin skierowany jest do każdego Usługobiorcy, niezależnie od formy prawnej. W rozumieniu Regulaminu Usługobiorca to

• osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, a w wypadkach przewidzianych przez przepisy powszechnie obowiązujące także osoba fizyczna posiadająca ograniczoną zdolność do czynności prawnych;
• osoba prawna;
• jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną.

1. Na usługi świadczone na podstawie niniejszego regulaminu składają się w szczególności:

• Usługi doradcze świadczone przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, w tym przez telefon, e-mail, Skype.
• Prowadzenie szkoleń (tradycyjnie)
• Przeprowadzanie audytów zgodności przetwarzania danych z przepisami, w tym z RODO
• Opracowywanie wzorów dokumentów
• Opracowywanie wytycznych oraz zaleceń postępowania
• Świadczenie usług zewnętrznego IOD
• Pośrednictwo w kontaktach biznesowych
• Wysyłanie informacji o planowanych szkoleniach – usługa bezpłatna
• Usługi doradcze związane ze stosowanie przepisów o ochronie danych osobowych

1. Usługi są świadczone odpłatnie, chyba że wyraźnie wskazano inaczej.
2. Koszt usługi jest każdorazowo ustalany indywidualnie i przekazywany przez ORDO NOTITIA w formie oferty wysłanej na adres e-mail Usługobiorcy.

Złożenie zamówienia

1. Usługobiorca zainteresowany świadczeniem usług przez ORDO NOTITIA składa drogą mailową na adres wskazany na stronie ordonotitia.pl, prośbę o przedstawienie oferty handlowej.
2. W odpowiedzi na e-mail Usługobiorcy ORDO NOTITIA składa ograniczoną czasowo propozycję dotyczącą realizacji usługi, która zawiera informację o zakresie realizowanej usługi, jej koszcie oraz szacowanym czasie wykonania.
3. Potwierdzanie zamówienia odbywa się poprzez skuteczne złożenie przekazanego przez ORDO NOTITIA formularza zamówienia (na piśmie, w tym drogą elektroniczną) potwierdzającego przyjęcie przekazanej przez ORDO NOTITIA oferty oraz danych do wystawienia fv.
4. Potwierdzenie zamówienia może odbywać się także na podstawie zawartej pomiędzy stronami umowy.
5. Jeżeli Usługobiorca jest zwolniony z VAT, wraz ze złożeniem zamówienia musi przesłać oświadczenie o zwolnieniu z VAT ze wskazaniem podstawy prawnej zwolnienia.
6. Po złożeniu zamówienia Usługobiorca jest zobligowany do opłacenia usługi z góry na podstawie przekazanej przez ORDO NOTITIA faktury proformy, chyba że strony wyraźnie uzgodniły inny termin rozliczenia. Po opłacaniu zamówienia, Usługobiorca otrzyma fakturę VAT.
7. Jedyną formą opłacenia usługi, jest przelew bankowy. Płatność powinna nastąpić w terminie wskazanym przez ORDO NOTITIA odpowiednio w proformie/fakturze VAT. Niedotrzymanie terminu płatności przez Usługobiorcę może skutkować odmówieniem świadczenia usługi przez ORDO NOTITIA. Za termin zapłaty uznaje się dzień zaksięgowania środków na koncie ORDO NOTITIA.
8. Jeżeli Usługobiorca odstąpi od umowy przed rozpoczęciem świadczenia usługi, ORDO NOTITIA dokona zwrotu środków w ciągu 14 dni roboczych na konto, z którego został dokonany przelew przez Usługobiorcę.
9. Moment opłacania usługi przez Usługobiorcę jest momentem zawarcia umowy na świadczenie usług, w tym usług drogą elektroniczną.
10. Rozpoczęcie świadczenia usługi odbywa się dopiero po skutecznym złożeniu zamówienia oraz opłacenia z góry kosztu usługi, chyba że strony wyraźnie uzgodniły inny termin rozliczenia.
11. Na podstawie indywidualnych ustaleń, ze względu na statut prawny lub wysokość wynagrodzenia, ORDO NOTITIA może zgodzić się na opłacenie usługi z dołu lub podział płatności na części. Jednakże musi to zostać potwierdzone w korespondencji mailowej pomiędzy ORDO NOTITIA oraz Usługobiorcą. Jeżeli w takim wypadku ORDO NOTITIA rozpocznie świadczenie usługi, jednakże z przyczyn niezależnych od niego nie dojdzie do pełnego wykonania usługi, Usługobiorca jest zobligowany do zwrotu poniesionych przez ORDO NOTITIA kosztów. Koszty oblicza się w oparciu o algorytm: liczba godzina razy 150 zł netto plus obowiązująca dla rodzaju usługi stawka VAT.

Zasady świadczenia usług

1. Usługi są świadczone przez ORDO NOTITIA z najwyższą starannością oraz zachowaniem zawodowego profesjonalizmu.
2. ORDO NOTITIA posiada wiedzę i kwalifikacje do świadczenia usług dla Usługobiorców.
3. ORDO NOTITIA dba o zachowanie poufności w zakresie świadczonych usług oraz przekazywanych przez Usługobiorcę informacji. W przypadku korzystania z usług podmiotów zewnętrznych ORDO NOTITIA zobowiązuje się zobligować je do zachowania wszelkich pozyskanych w związku z realizacją zlecenia informacji w poufności.
4. ORDO NOTITIA stara się udzielić odpowiedzi w jak najkrótszym czasie, jednak nie gwarantuje minimalnego czasu odpowiedzi na zapytania e-mail, w szczególności nie bierze odpowiedzialności za brak odpowiedzi, w sytuacji, gdy wiadomość e-mail od Usługobiorcy zostanie zakwalifikowana przez konto pocztowe jako SPAM lub skrzynka pocztowa Usługobiorcy będzie przepełniona.
5. Świadczone usługi nie stanowią porady prawnej.
6. Aktualizacja zrealizowanej usługi ze względu na zmianę przepisów lub wytycznych ze strony organu nadzoru, jest odpłatna.
7. Usługobiorca chcący skorzystać z oferty szkoleniowej, ma możliwość skorzystania z rabatu na udział w szkoleniu. Zasady korzystania z rabatu, są wskazane na stronie z ogłoszeniem szkolenia.
8. ORDO NOTITIA nie wyklucza przyznania dodatkowego rabatu w związku z wcześniejszym korzystaniem z usług lub zapisaniem większej liczby uczestników na szkolenie. W takim wypadku rabat jest uzgadniany indywidualnie.

Informacje o szkoleniach wysyłane na adres e-mail

1. Usługobiorca zainteresowany szkoleniami organizowanymi przez ORDO NOTITIA może zgodzić się na otrzymywanie informacji o planowanych szkoleniach na wskazany przez niego adres e-mail.
2. Usługa jest dobrowolna, świadczona bezpłatnie i w każdej chwili Usługobiorca może zrezygnować z korzystania z niej, poprzez wysłanie zwrotnej wiadomości, że nie chce już dłużej otrzymywać informacji o szkoleniach.
3. Moment wyrażenia zgody na otrzymywanie informacji o szkoleniach, jest momentem rozpoczęcia świadczenia usługi.
4. Wiadomości są wysyłane nie częściej niż raz na dwa tygodnie.

Wymagania techniczne do otrzymania oferty i skorzystania z usługi

1. Do korzystania z usług świadczonych drogą elektroniczną niezbędny jest dostęp do Internetu oraz konto poczty e-mail.
2. W przypadku niektórych usług, niezbędny może być także aktywny numer telefonu lub konto Skype.
3. ORDO NOTITIA nie ponosi odpowiedzialności za sposób działania poczty e-mail Usługobiorcy, w szczególności nie jest w stanie zagwarantować, że przekazana przez niego wiadomość nie zostanie zakwalifikowana jako SPAM.
4. W przypadku usług świadczonych z wykorzystaniem komunikatorów internetowych, Usługobiorca musi sobie zapewnić dostęp do Internetu oraz komunikatora.
5. Usługobiorca nie ponosi odpowiedzialności za problemy techniczne wynikające z problemów z Internetem lub oprogramowaniem. Jeżeli ze względów technicznych skorzystanie z usługi okaże się niemożliwe, ORDO NOTITIA wskaże inny termin skorzystania z usługi.

Odstąpienie od umowy i obowiązki Usługobiorcy

1. W momencie dokonania płatności za usługę (lub część usługi), ORDO NOTITIA rozpoczyna świadczenie usługi i Usługobiorca traci prawo do całkowitego odstąpienia od umowy.
2. Jeżeli ORDO NOTITIA wyraził zgodę na dokonanie płatności po wykonaniu usługi, Usługobiorca traci prawo do całkowitego odstąpienia od umowy z momentem rozpoczęcia wykonania usługi.
3. Usługobiorca ma prawo zrezygnować ze świadczenia usługi, jeżeli po przyjęciu oferty Usługobiorcy nie dokonał płatności lub częściowej płatności. W przypadku, gdy ORDO NOTITIA zgodził się na płatność z dołu, Usługobiorca ma prawo odstąpić od całości umowy, jeżeli ORDO NOTITIA nie przystąpił do rozpoczęcia świadczenia usługi. W przypadku rozpoczęcia świadczenia usługi, Usługobiorca jest zobowiązany do zwrotu poniesionych kosztów lub całości wynagrodzenia, w zależności od tego, czy usługa została już wykonana czy nie, na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie.
4. W celu odstąpienia od umowy na zasadach opisanych w niniejszym Regulaminie Usługobiorca może wysłać wiadomość e-mail do ORDO NOTITIA na adres kontaktowy wskazany na stronie ordonotitia.pl, z informacją o rezygnacji z zamówionej usługi. Formularz odstąpienia stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu <dostępny tutaj>.
5. Brak dokonania płatności, jeżeli została ustalona z góry, jest traktowany jako odstąpienie od umowy i nie wymaga dodatkowych działań po stronie Usługobiorcy, chyba że Usługobiorca i ORDO NOTITIA wyraźnie ustalili inaczej w podpisanym formularzu zamówienia lub zawartej umowie.
6. Usługobiorca nie ma prawa dostarczać ORDO NOTITIA treści o charakterze bezprawnym.

Reklamacje 

1. Usługobiorcy przysługuje prawo do złożenia uzasadnionej reklamacji na świadczone usługi. Reklamacji należy dokonać poprzez wysłanie wiadomości e-mail zawierającej dane identyfikacyjne, dane kontaktowe, szczegóły podstawy reklamacji na adres e-mail ORDO NOTITIA wskazany na stronie ordonotitia.pl
2. Reklamacje będą rozpatrywanie w terminie 14 dni roboczych od dnia ich skutecznego złożenia.
3. Reklamacji nie podlega wysokość wynagrodzenia, błędna interpretacja porady przez Usługobiorcę, brak satysfakcji Usługobiorcy, udzielenie zaleceń, rozbieżnych z oczekiwaniami Usługobiorcy.

Dane osobowe

1. Administratorem danych osobowych Usługobiorcy będącego osobą fizyczną jest ORDO NOTITIA.
2. Dane Usługobiorcy, przetwarzane jedynie w celu i na zasadach określonych w Regulaminie, w szczególności w celu kontaktu, złożenia oferty, przyjęcia, potwierdzenia oraz realizacji Usługi, wysyłania informacji o szkoleniach.
3. Dane Usługobiorcy przetwarzane w związku z wysyłaniem informacji o szkoleniach będą przetwarzane na podstawie dobrowolnie wyrażonej zgody (co stanowi przesłankę legalizującą przetwarzanie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Dane będą przetwarzane do czasu zakończenia świadczenia usługi lub odwołania zgody przez Usługobiorcę. Zgodę Usługobiorca może odwołać w dowolnym czasie, w taki sam sposób, jak wyraził zgodę na otrzymywanie informacji o szkoleniach.
4. Dane Usługobiorcy przetwarzane w celu kontaktu, odpowiedzi na pytania, złożenia oferty będą przetwarzane na podstawie dobrowolnie wyrażonej zgody, a także prawnie uzasadnionego interesu administratora danych związanego z zapewnieniem ciągłości działań biznesowych (co stanowi przesłankę legalizującą przetwarzanie z art. 6 ust. 1 lit. a i f RODO). Dane będą przetwarzane do czasu zakończenia korespondencji, a następnie przez okres do 3 lat kalendarzowych, licząc od momentu wysłania ostatniej wiadomości przez Usługobiorcę.
5. Dane Usługobiorcy przetwarzane w związku z korzystaniem przez niego z pozostałych usług na zasadach określonych w Regulaminie, będą przetwarzane na podstawie zawartej pomiędzy Usługobiorcą a ORDO NOTITIA umowy (co stanowi przesłankę legalizującą przetwarzanie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Dane związane z rozliczeniami, w tym umowa i formularz zamówienia będą przetwarzane przez okres 5 lat kalendarzowych od momentu zakończenia świadczenia usługi ze względu na wymagania przepisów podatkowych. Dane związane ze zrealizowanym zleceniem będą przetwarzane przez okres do 6 lat kalendarzowych od momentu zakończenia świadczenia usługi ze względu ochronę przed ewentualnymi roszczeniami lub windykację należności.
6. Dane Usługobiorców mogą być udostępniane podmiotom upoważnionym do tego na mocy przepisów prawa, a także do biurach rachunkowego, firmy świadczącej usługi utrzymania strony internetowej i poczty oraz podmiotu świadczącego usługi windykacyjne. ORDO NOTITIA może także udostępniać dane Usługobiorcy w celu należytego świadczenia usług, podmiotom świadczącym usługi, szkoleniowe oraz doradcze w zakresie ochrony danych osobowych.
7. Każdej osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do edycji, wglądu, informacji o źródle pozyskania, sprzeciwu na dalsze przetwarzanie, przeniesienia danych do innego administratora, a także prawo do bycia zapomnianym, chyba że w przepisach prawa wyraźnie wskazano inaczej lub żądanie stoi w sprzeczności z prawnie uzasadnionym interesem administratora. W celach związanych ze skorzystaniem ze swoich praw, należy skontaktować się poprzez e-mail wskazany na stronie ordonotitia.pl
8. Każdej osobie, której dane są przetwarzane przysługuje prawo do wniesienia skargi na sposób przetwarzania jej danych do organu nadzorczego ochrony danych osobowych – Prezesa Urzędu Ochrony Danych (uodo.gov.pl).

Powierzenie danych osobowych

1. Jeżeli w związku z realizacją usługi, niezbędne jest przetwarzanie danych osobowych przez ORDO NOTITIA, dla których administratorem jest Usługobiorca, wówczas przed przystąpieniem do realizacji usługi administrator dokona powierzenia danych osobowych.
2. ORDO NOTITIA, jako Procesor, zobowiązuje się przetwarzać dane zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), a także innych przepisów powszechnie obowiązującego prawa.
3. ORDO NOTITIA oświadcza, iż dysponuje odpowiednimi środkami, w tym należytymi zabezpieczeniami umożliwiającymi przetwarzanie danych osobowych zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych, w szczególności:

• Dokonał wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie powierzonych danych spełniało wymogi RODO i chroniło prawa osób, których dane dotyczą.
• Wdrożone środki są na poziomie co najmniej takim, jakiego wymaga art. 32 RODO oraz zostały dobrane i są stosowane w oparciu o prowadzoną analizę ryzyka i zagrożeń.
• Zapewnia regularne testowanie, mierzenie i ocenianie wdrożonych środków ochrony danych.
• Przeszkolił oraz zobligował do zachowania poufności personel, który będzie przetwarzał dane.
• Jeżeli dany rodzaj przetwarzania – w szczególności z użyciem nowych technologii – ze względu na swój charakter, zakres, kontekst i cele z dużym prawdopodobieństwem może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób, których dane są powierzane, Procesor przed rozpoczęciem przetwarzania dokonuje oceny skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych osobowych.

1. ORDO NOTITIA oświadcza, że nadał odpowiednie upoważnienia dla osób zatrudnionych przy przetwarzaniu danych.
2. ORDO NOTITIA zobowiązał osoby zatrudnione przy przetwarzaniu danych do zachowania wszelkich danych oraz sposobów ich zabezpieczeń w poufności.
3. ORDO NOTITIA oświadcza, że wdrożył i aktualizuje dokumentację bezpieczeństwa informacji.
4. W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych, ORDO NOTITIA bez zbędnej zwłoki –  zgłasza je Administratorowi danych.
5. Jeżeli naruszenie ochrony danych osobowych może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, ORDO NOTITIA bez zbędnej zwłoki zawiadamia osobę, której dane dotyczą, o takim naruszeniu.
6. ORDO NOTITIA niezwłocznie poinformuje Administratora danych o wszelkich czynnościach z własnym udziałem w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych prowadzonych w szczególności przez organ nadzorczy lub organy ścigania.

Postanowienia końcowe

1. ORDO NOTITIA zastrzega sobie prawo do dokonywania zmian Regulaminu z ważnych przyczyn to jest: zmiany przepisów prawa – w zakresie, w jakim te zmiany wpływają na realizację postanowień niniejszego Regulaminu.
2. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie mają zastosowanie powszechnie obowiązujące przepisy prawa polskiego.