Regulamin świadczenia usług
Regulamin obowiązuje od dnia 01-12-2019 r.
Postanowienia ogólne
- Regulamin określa zasady świadczenia usług tradycyjnych oraz drogą elektroniczną przez ORDO NOTITIA Dariusz Florek z siedzibą przy ul. Noskowskiego 47, 78-200 Białogard, NIP 672-108-49-70, REGON 382438743, dalej ORDO NOTITIA.
- Regulamin skierowany jest do każdego Usługobiorcy, niezależnie od formy prawnej. W rozumieniu Regulaminu Usługobiorca to
- osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, a w wypadkach przewidzianych przez przepisy powszechnie obowiązujące także osoba fizyczna posiadająca ograniczoną zdolność do czynności prawnych;
- osoba prawna;
- jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną.
- Na usługi świadczone na podstawie niniejszego regulaminu składają się w szczególności:
- Usługi doradcze świadczone przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, w tym przez telefon, e-mail, Skype.
- Prowadzenie szkoleń (tradycyjnie)
- Przeprowadzanie audytów zgodności przetwarzania danych z przepisami, w tym z RODO
- Opracowywanie wzorów dokumentów
- Opracowywanie wytycznych oraz zaleceń postępowania
- Świadczenie usług zewnętrznego IOD
- Pośrednictwo w kontaktach biznesowych
- Wysyłanie informacji o planowanych szkoleniach – usługa bezpłatna
- Usługi doradcze związane ze stosowanie przepisów o ochronie danych osobowych
- Usługi są świadczone odpłatnie, chyba że wyraźnie wskazano inaczej.
- Koszt usługi jest każdorazowo ustalany indywidualnie i przekazywany przez ORDO NOTITIA w formie oferty wysłanej na adres e-mail Usługobiorcy.
Złożenie zamówienia
- Usługobiorca zainteresowany świadczeniem usług przez ORDO NOTITIA składa drogą mailową na adres wskazany na stronie ordonotitia.pl, prośbę o przedstawienie oferty handlowej.
- W odpowiedzi na e-mail Usługobiorcy ORDO NOTITIA składa ograniczoną czasowo propozycję dotyczącą realizacji usługi, która zawiera informację o zakresie realizowanej usługi, jej koszcie oraz szacowanym czasie wykonania.
- Potwierdzanie zamówienia odbywa się poprzez skuteczne złożenie przekazanego przez ORDO NOTITIA formularza zamówienia (na piśmie, w tym drogą elektroniczną) potwierdzającego przyjęcie przekazanej przez ORDO NOTITIA oferty oraz danych do wystawienia fv.
- Potwierdzenie zamówienia może odbywać się także na podstawie zawartej pomiędzy stronami umowy.
- Jeżeli Usługobiorca jest zwolniony z VAT, wraz ze złożeniem zamówienia musi przesłać oświadczenie o zwolnieniu z VAT ze wskazaniem podstawy prawnej zwolnienia.
- Po złożeniu zamówienia Usługobiorca jest zobligowany do opłacenia usługi z góry na podstawie przekazanej przez ORDO NOTITIA faktury proformy, chyba że strony wyraźnie uzgodniły inny termin rozliczenia. Po opłacaniu zamówienia, Usługobiorca otrzyma fakturę VAT.
- Jedyną formą opłacenia usługi, jest przelew bankowy. Płatność powinna nastąpić w terminie wskazanym przez ORDO NOTITIA odpowiednio w proformie/fakturze VAT. Niedotrzymanie terminu płatności przez Usługobiorcę może skutkować odmówieniem świadczenia usługi przez ORDO NOTITIA. Za termin zapłaty uznaje się dzień zaksięgowania środków na koncie ORDO NOTITIA.
- Jeżeli Usługobiorca odstąpi od umowy przed rozpoczęciem świadczenia usługi, ORDO NOTITIA dokona zwrotu środków w ciągu 14 dni roboczych na konto, z którego został dokonany przelew przez Usługobiorcę.
- Moment opłacania usługi przez Usługobiorcę jest momentem zawarcia umowy na świadczenie usług, w tym usług drogą elektroniczną.
- Rozpoczęcie świadczenia usługi odbywa się dopiero po skutecznym złożeniu zamówienia oraz opłacenia z góry kosztu usługi, chyba że strony wyraźnie uzgodniły inny termin rozliczenia.
- Na podstawie indywidualnych ustaleń, ze względu na statut prawny lub wysokość wynagrodzenia, ORDO NOTITIA może zgodzić się na opłacenie usługi z dołu lub podział płatności na części. Jednakże musi to zostać potwierdzone w korespondencji mailowej pomiędzy ORDO NOTITIA oraz Usługobiorcą. Jeżeli w takim wypadku ORDO NOTITIA rozpocznie świadczenie usługi, jednakże z przyczyn niezależnych od niego nie dojdzie do pełnego wykonania usługi, Usługobiorca jest zobligowany do zwrotu poniesionych przez ORDO NOTITIA kosztów. Koszty oblicza się w oparciu o algorytm: liczba godzina razy 150 zł netto plus obowiązująca dla rodzaju usługi stawka VAT.
Zasady świadczenia usług
- Usługi są świadczone przez ORDO NOTITIA z najwyższą starannością oraz zachowaniem zawodowego profesjonalizmu.
- ORDO NOTITIA posiada wiedzę i kwalifikacje do świadczenia usług dla Usługobiorców.
- ORDO NOTITIA dba o zachowanie poufności w zakresie świadczonych usług oraz przekazywanych przez Usługobiorcę informacji. W przypadku korzystania z usług podmiotów zewnętrznych ORDO NOTITIA zobowiązuje się zobligować je do zachowania wszelkich pozyskanych w związku z realizacją zlecenia informacji w poufności.
- ORDO NOTITIA stara się udzielić odpowiedzi w jak najkrótszym czasie, jednak nie gwarantuje minimalnego czasu odpowiedzi na zapytania e-mail, w szczególności nie bierze odpowiedzialności za brak odpowiedzi, w sytuacji, gdy wiadomość e-mail od Usługobiorcy zostanie zakwalifikowana przez konto pocztowe jako SPAM lub skrzynka pocztowa Usługobiorcy będzie przepełniona.
- Świadczone usługi nie stanowią porady prawnej.
- Aktualizacja zrealizowanej usługi ze względu na zmianę przepisów lub wytycznych ze strony organu nadzoru, jest odpłatna.
- Usługobiorca chcący skorzystać z oferty szkoleniowej, ma możliwość skorzystania z rabatu na udział w szkoleniu. Zasady korzystania z rabatu, są wskazane na stronie z ogłoszeniem szkolenia.
- ORDO NOTITIA nie wyklucza przyznania dodatkowego rabatu w związku z wcześniejszym korzystaniem z usług lub zapisaniem większej liczby uczestników na szkolenie. W takim wypadku rabat jest uzgadniany indywidualnie.
Informacje o szkoleniach wysyłane na adres e-mail
- Usługobiorca zainteresowany szkoleniami organizowanymi przez ORDO NOTITIA może zgodzić się na otrzymywanie informacji o planowanych szkoleniach na wskazany przez niego adres e-mail.
- Usługa jest dobrowolna, świadczona bezpłatnie i w każdej chwili Usługobiorca może zrezygnować z korzystania z niej, poprzez wysłanie zwrotnej wiadomości, że nie chce już dłużej otrzymywać informacji o szkoleniach.
- Moment wyrażenia zgody na otrzymywanie informacji o szkoleniach, jest momentem rozpoczęcia świadczenia usługi.
- Wiadomości są wysyłane nie częściej niż raz na dwa tygodnie.
Wymagania techniczne do otrzymania oferty i skorzystania z usługi
- Do korzystania z usług świadczonych drogą elektroniczną niezbędny jest dostęp do Internetu oraz konto poczty e-mail.
- W przypadku niektórych usług, niezbędny może być także aktywny numer telefonu lub konto Skype.
- ORDO NOTITIA nie ponosi odpowiedzialności za sposób działania poczty e-mail Usługobiorcy, w szczególności nie jest w stanie zagwarantować, że przekazana przez niego wiadomość nie zostanie zakwalifikowana jako SPAM.
- W przypadku usług świadczonych z wykorzystaniem komunikatorów internetowych, Usługobiorca musi sobie zapewnić dostęp do Internetu oraz komunikatora.
- Usługobiorca nie ponosi odpowiedzialności za problemy techniczne wynikające z problemów z Internetem lub oprogramowaniem. Jeżeli ze względów technicznych skorzystanie z usługi okaże się niemożliwe, ORDO NOTITIA wskaże inny termin skorzystania z usługi.
Odstąpienie od umowy i obowiązki Usługobiorcy
- W momencie dokonania płatności za usługę (lub część usługi), ORDO NOTITIA rozpoczyna świadczenie usługi i Usługobiorca traci prawo do całkowitego odstąpienia od umowy.
- Jeżeli ORDO NOTITIA wyraził zgodę na dokonanie płatności po wykonaniu usługi, Usługobiorca traci prawo do całkowitego odstąpienia od umowy z momentem rozpoczęcia wykonania usługi.
- Usługobiorca ma prawo zrezygnować ze świadczenia usługi, jeżeli po przyjęciu oferty Usługobiorcy nie dokonał płatności lub częściowej płatności. W przypadku, gdy ORDO NOTITIA zgodził się na płatność z dołu, Usługobiorca ma prawo odstąpić od całości umowy, jeżeli ORDO NOTITIA nie przystąpił do rozpoczęcia świadczenia usługi. W przypadku rozpoczęcia świadczenia usługi, Usługobiorca jest zobowiązany do zwrotu poniesionych kosztów lub całości wynagrodzenia, w zależności od tego, czy usługa została już wykonana czy nie, na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie.
- W celu odstąpienia od umowy na zasadach opisanych w niniejszym Regulaminie Usługobiorca może wysłać wiadomość e-mail do ORDO NOTITIA na adres kontaktowy wskazany na stronie ordonotitia.pl, z informacją o rezygnacji z zamówionej usługi. Formularz odstąpienia stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu <dostępny tutaj>.
- Brak dokonania płatności, jeżeli została ustalona z góry, jest traktowany jako odstąpienie od umowy i nie wymaga dodatkowych działań po stronie Usługobiorcy, chyba że Usługobiorca i ORDO NOTITIA wyraźnie ustalili inaczej w podpisanym formularzu zamówienia lub zawartej umowie.
- Usługobiorca nie ma prawa dostarczać ORDO NOTITIA treści o charakterze bezprawnym.
Reklamacje
- Usługobiorcy przysługuje prawo do złożenia uzasadnionej reklamacji na świadczone usługi. Reklamacji należy dokonać poprzez wysłanie wiadomości e-mail zawierającej dane identyfikacyjne, dane kontaktowe, szczegóły podstawy reklamacji na adres e-mail ORDO NOTITIA wskazany na stronie ordonotitia.pl
- Reklamacje będą rozpatrywanie w terminie 14 dni roboczych od dnia ich skutecznego złożenia.
- Reklamacji nie podlega wysokość wynagrodzenia, błędna interpretacja porady przez Usługobiorcę, brak satysfakcji Usługobiorcy, udzielenie zaleceń, rozbieżnych z oczekiwaniami Usługobiorcy.
Dane osobowe
- Administratorem danych osobowych Usługobiorcy będącego osobą fizyczną jest ORDO NOTITIA.
- Dane Usługobiorcy, przetwarzane jedynie w celu i na zasadach określonych w Regulaminie, w szczególności w celu kontaktu, złożenia oferty, przyjęcia, potwierdzenia oraz realizacji Usługi, wysyłania informacji o szkoleniach.
- Dane Usługobiorcy przetwarzane w związku z wysyłaniem informacji o szkoleniach będą przetwarzane na podstawie dobrowolnie wyrażonej zgody (co stanowi przesłankę legalizującą przetwarzanie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Dane będą przetwarzane do czasu zakończenia świadczenia usługi lub odwołania zgody przez Usługobiorcę. Zgodę Usługobiorca może odwołać w dowolnym czasie, w taki sam sposób, jak wyraził zgodę na otrzymywanie informacji o szkoleniach.
- Dane Usługobiorcy przetwarzane w celu kontaktu, odpowiedzi na pytania, złożenia oferty będą przetwarzane na podstawie dobrowolnie wyrażonej zgody, a także prawnie uzasadnionego interesu administratora danych związanego z zapewnieniem ciągłości działań biznesowych (co stanowi przesłankę legalizującą przetwarzanie z art. 6 ust. 1 lit. a i f RODO). Dane będą przetwarzane do czasu zakończenia korespondencji, a następnie przez okres do 3 lat kalendarzowych, licząc od momentu wysłania ostatniej wiadomości przez Usługobiorcę.
- Dane Usługobiorcy przetwarzane w związku z korzystaniem przez niego z pozostałych usług na zasadach określonych w Regulaminie, będą przetwarzane na podstawie zawartej pomiędzy Usługobiorcą a ORDO NOTITIA umowy (co stanowi przesłankę legalizującą przetwarzanie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Dane związane z rozliczeniami, w tym umowa i formularz zamówienia będą przetwarzane przez okres 5 lat kalendarzowych od momentu zakończenia świadczenia usługi ze względu na wymagania przepisów podatkowych. Dane związane ze zrealizowanym zleceniem będą przetwarzane przez okres do 6 lat kalendarzowych od momentu zakończenia świadczenia usługi ze względu ochronę przed ewentualnymi roszczeniami lub windykację należności.
- Dane Usługobiorców mogą być udostępniane podmiotom upoważnionym do tego na mocy przepisów prawa, a także do biurach rachunkowego, firmy świadczącej usługi utrzymania strony internetowej i poczty oraz podmiotu świadczącego usługi windykacyjne. ORDO NOTITIA może także udostępniać dane Usługobiorcy w celu należytego świadczenia usług, podmiotom świadczącym usługi, szkoleniowe oraz doradcze w zakresie ochrony danych osobowych.
- Każdej osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do edycji, wglądu, informacji o źródle pozyskania, sprzeciwu na dalsze przetwarzanie, przeniesienia danych do innego administratora, a także prawo do bycia zapomnianym, chyba że w przepisach prawa wyraźnie wskazano inaczej lub żądanie stoi w sprzeczności z prawnie uzasadnionym interesem administratora. W celach związanych ze skorzystaniem ze swoich praw, należy skontaktować się poprzez e-mail wskazany na stronie ordonotitia.pl
- Każdej osobie, której dane są przetwarzane przysługuje prawo do wniesienia skargi na sposób przetwarzania jej danych do organu nadzorczego ochrony danych osobowych – Prezesa Urzędu Ochrony Danych (uodo.gov.pl).
Powierzenie danych osobowych
- Jeżeli w związku z realizacją usługi, niezbędne jest przetwarzanie danych osobowych przez ORDO NOTITIA, dla których administratorem jest Usługobiorca, wówczas przed przystąpieniem do realizacji usługi administrator dokona powierzenia danych osobowych.
- ORDO NOTITIA, jako Procesor, zobowiązuje się przetwarzać dane zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), a także innych przepisów powszechnie obowiązującego prawa.
- ORDO NOTITIA oświadcza, iż dysponuje odpowiednimi środkami, w tym należytymi zabezpieczeniami umożliwiającymi przetwarzanie danych osobowych zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych, w szczególności:
- Dokonał wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie powierzonych danych spełniało wymogi RODO i chroniło prawa osób, których dane dotyczą.
- Wdrożone środki są na poziomie co najmniej takim, jakiego wymaga art. 32 RODO oraz zostały dobrane i są stosowane w oparciu o prowadzoną analizę ryzyka i zagrożeń.
- Zapewnia regularne testowanie, mierzenie i ocenianie wdrożonych środków ochrony danych.
- Przeszkolił oraz zobligował do zachowania poufności personel, który będzie przetwarzał dane.
- Jeżeli dany rodzaj przetwarzania – w szczególności z użyciem nowych technologii – ze względu na swój charakter, zakres, kontekst i cele z dużym prawdopodobieństwem może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób, których dane są powierzane, Procesor przed rozpoczęciem przetwarzania dokonuje oceny skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych osobowych.
- ORDO NOTITIA oświadcza, że nadał odpowiednie upoważnienia dla osób zatrudnionych przy przetwarzaniu danych.
- ORDO NOTITIA zobowiązał osoby zatrudnione przy przetwarzaniu danych do zachowania wszelkich danych oraz sposobów ich zabezpieczeń w poufności.
- ORDO NOTITIA oświadcza, że wdrożył i aktualizuje dokumentację bezpieczeństwa informacji.
- W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych, ORDO NOTITIA bez zbędnej zwłoki – zgłasza je Administratorowi danych.
- Jeżeli naruszenie ochrony danych osobowych może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, ORDO NOTITIA bez zbędnej zwłoki zawiadamia osobę, której dane dotyczą, o takim naruszeniu.
- ORDO NOTITIA niezwłocznie poinformuje Administratora danych o wszelkich czynnościach z własnym udziałem w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych prowadzonych w szczególności przez organ nadzorczy lub organy ścigania.
Postanowienia końcowe
- ORDO NOTITIA zastrzega sobie prawo do dokonywania zmian Regulaminu z ważnych przyczyn to jest: zmiany przepisów prawa – w zakresie, w jakim te zmiany wpływają na realizację postanowień niniejszego Regulaminu.
- W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie mają zastosowanie powszechnie obowiązujące przepisy prawa polskiego.